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《揭開獵人工作的神祕面紗系列》高階人才遠距面談的技巧

文 / 人資縱橫電子報
【台灣法律網】


文/才庫人力資源顧問公司高階人才事業部經理  蘇睿章

 

只要是高階人才,難免會面臨到到國外工作的機會,當機會來臨時,掌握面談技巧就等於掌握大部分的成功機率。

 

企業對於高階人才的需求,除了極少數是有內部舉才之外,通常都會透過人力仲介服務代為尋找,以目前台灣高階人才市場的狀況,還是以中國大陸地區為就業主流,不過聘請台籍人才還是以外商佔絕大多數,陸資的機會極少,這些需要廠商通常是看中台灣人的管理能力、溝通技巧還有專業能力,最重要是外商希望借重台灣人與中國大陸同文同種的優勢,能夠快速的協助企業打入大陸市場。

 

由於高階主管在企業內的影響層面較廣,企業在尋找高階人才時,程序也比較繁複,不是一次就可以成功,至少都會經過兩三次以上的互動,企業才會做最後的定案。隨著全球化的趨勢,台灣人到國外工作的情形越來越普遍,這種遠距的工作媒合,其困難度高,洽談的成本也高,因此遠距面試就成為決定應徵工作成功與否的關鍵,通常遠距面談愉快合意,企業才有可能花錢安排人才與企業面對面交談。

 

當你的人力資源顧問告訴你某月某日某時要與企業遠距面談時,就表示你通過履歷等書面資料的審核通過,但接下來的隔空對談才是挑戰。遠距面談通常是以「電話對談」為主,「網路面談」也有,但是比較少,這裡先談談電話面談的注意事項。

 

首先你一定要先確認對談的時間,因為國際之間有時差,所以你一定要向你的人力資源顧問確定對談的正確時間,是本地時間還是對方的時間,以免錯失了機會。其次,你要注意一些硬體設備的挑選,包括:提供一個沒有插播功能的有線電話,並且找一個安靜的環境做為這段對談的地點,其實家裡是不錯的地方,但是要記住,必須支開小孩與家人,以確保通話過程不被干擾。

 

許多人會選擇在辦公室對談,這不太明智,因為不僅辦公室內會有同仁、上司以及電話的干擾,極易分心,同時也會有安全性的顧慮(有的公司會有電話記錄或是電話錄音),在目前的工作崗位上洽談新工作,這是職場的大忌,一定要避免。另外,切忌使用網路電話,網路電話雖然比較便宜,但是通話品質並不穩定,在這樣重要的面談時機,使用網路電話等於給對方不佳的印象。

 

人與人互動影響印象的因素實在複雜,你的表情、眼神、手勢都會成為對方評斷的項目,但是遠距面談彼此完全看不到,要如何展現自己的優勢?這就需要應徵者多費心思了,因為沒有視覺上的接觸,所以你的聲音要能夠出份傳達「非聲音式的溝通技巧」(non-verbal communication skill),用聲音表達你對這份工作的重視、表達你的誠意與熱忱、表現你的專業,所以不妨先自我演練,並且事前蒐集可能用得上的相關資訊,想像你未來的老闆就在你眼前,都可以幫助你釋放自己的聲音感情。

 

人在平日的言談中都會有一些慣性,但許多人卻不自知,然而在電話面談時,這些慣性語言或者態度就會十分明顯突出,例如許多人說話會有不必要的虛字:「you know」、「嗯」、「那」、「對呀」、「ok」,這些語言的出現,會降低專業印象,所以在電話面談時一定要避免。另外要注意避免「上駟對下駟的口氣」,會成為高階主管一定掌理部門相當時間,過去有領導管理員工的經驗,很自然會有命令式的語氣及用字,例如:「難道你沒有聽過嗎?」、「就像我以前常說的」、「當然,你應該……」,類似的語氣在面談時一定要小心,不可發生!

 

為了確保面談的過程中,不會談到後面忘了前面,所以手邊一定要有筆記本,隨時做關鍵性的記錄,可能是人名、也可能是時間,如果中間談及權利義務或是公司規定等重要內容時,更應隨時記錄下來,這樣的好處是你可以掌握全程談話的狀況,在結束對談總結時,也可以再確認彼此談話的重點內容。

 

網路面談與一般面談很類似,唯有特別要注意設備上的問題:

一、彼此的使用的頻寬是否一致、電腦的速度是否相當,以免發生停格、影音傳遞不連貫的現象。

二、因為是靠視訊系統做為溝通的媒介,視像攝影機通常不大,所以要注意面談地點選擇光線要充足、背景要乾淨、明亮、單純,穿著彩度高的衣服,不要配戴過於誇張及繁複的首飾,這樣在視訊上的效果會比較好。

 

經過辛苦的面談,最後還要記得做面談後的追蹤,這時可用e-mail,信中一方面可再度表達謝意,亦可對於未來工作內容(job description)、補償包裹(compensation package)再次以文字做確認,這也是一種留作紀錄的方式,既保障對方也保障自己,所以千萬別忘了。

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