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時間管理(一)

文 / 陳輝吉
【台灣法律網】


上帝給與世人最公平的事:「每個人每天有24小時」。富蘭克林說:「....時間乃構成人生重要因素之一。人之成就與擅於有效利用時間有密切關係」。

經理人員由於缺乏「時間管理觀念」,在不知不覺中浪費寶貴時間,以致無法創造令人滿意之成果,殊為可惜。

將經理人員容易浪費時間情形詳列於下,以為警惕。

1.缺乏策略性計劃
可能的原因:看不見計畫的好處
解決的方法:認不清畫雖然花時間,終久郤節省時間

可能的原因:行動傾向
解決的方法:強調結果,而非活動證明我們仍然常會成功,即使(而非因為)缺乏計畫

2.缺乏優先次序
可能的原因:缺乏目標和目的
解決的方法:列出目標和目的,跟同事或相關的屬下討論優先次序

3.承諾太多
可能的原因:興趣太廣
解決的方法:學會拒絕

可能的原因:優先次序混雜
解決的方法:先做首要之務

可能的原因:無法設定優先次序
解決的方法:發展個人的時間哲學。建立優先次序與個人的時間表之間的關係。

4.危機管理
可能的原因:缺乏計畫
解決的方法:同樣採用「缺乏計畫」的解決方法

可能的原因:不切實際的時間預算
解決的方法:多留一點時間允許打岔

可能的原因:問題傾向
解決的方法:變成機會傾向

可能的原因:屬下隱瞞壞消息
解決的方法:鼓勵迅捷的溝通,以確保適時的校正。

5.匆忙
可能的原因:對細節不耐煩
解決的方法:花時間把事情做好,不要浪費時間重做

可能的原因:先處理緊急事件
解決的方法:分辨緊急事件和重要事件之間的差異

可能的原因:缺乏事先計畫
解決的方法:花時間計畫,這種努力是值得的。

可能的原因:試圖在太短的時間內做太多事
解決的方法:嘗試少做一些,多授權委任

6.例行和不重要的枝節
可能的原因:缺乏優先次序
解決的方法:設定目標,並持守之。委派不重要的工作

可能的原因:不能委派。處理瑣碎例行公事時有更大的安全感
解決的方法:認識不委派就無法經由別人完成任何事


7.訪客
可能的原因:享受社交的愉快
解決的方法:篩選訪客,維持就地且簡短的會談

可能的原因:無法拒絕或無意拒絕
解決的方法:修改開門政策,必要時避不見面或說「不」

可能的原因:電話缺乏自律.渴望消息靈通與參與感
解決的方法:篩選電話並分類.別談太久、簡短、除非重要的事,不要參與

8.會議
可能的原因:害怕做決定的責任
解決的方法:不開會逕做決定

可能的原因:無法決定
解決的方法:做決定,即使資料不完全

可能的原因:溝通過度
解決的方法:缺乏計畫或參加不必要的會議

可能的原因:領導能力差
解決的方法:使用議程。不要離開主題,會後立即預備簡要的記錄

9.優柔寡斷
可能的原因:對事實缺乏信心
解決的方法:改善資料收集的程序

可能的原因:堅持取得所有消息
解決的方法:接受一些風險,沒有全部的消息也做決定

可能的原因:害怕錯誤的後果
解決的方法:容許犯錯。以錯誤為學習過程

可能的原因:缺乏理性且可行的決策程序
解決的方法:收集資料,設立目標,研究可能的行動和後果,做決定並執行

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作者簡介
陳輝吉
瑾瑜財會學苑負責人
著作:現代高級管理會計─經營策略導向
會計電算化核算系統
財務危機手冊(獲得經濟部中小事業處金書獎)
創業家
市場調查
電話行銷
大陸投資經營手冊
電話:(02)29180442 傳真:(02)29176994
e-Mail:hioutput@ms33.hinet.net

 

 

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