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 台灣法律網 > 法律知識庫 > 作者專欄(二) > 蔡茂祥

如何開好公寓大廈區分所有權人會議之議事簡述

文 / 蔡茂祥
【台灣法律網】


        邇來民間各公寓大廈召開區分所有權人會議所延伸問題糾紛不斷!吾鑑於處理各公寓大廈管理委員會與住戶間糾紛及諮詢服務問題之實務經驗,亟思導正錯誤議事形態之重要性,已刻不容緩。為免於住戶間落入似是而非窘境,無所適從,乃撰此如何召開會議議事簡述,俾與讀者分享經驗,並提倡預防勝於治療概念,以利疏解法院有關公寓大廈管理訴訟案源。

        首先要闡明者,是會議目的在解決問題。而會議開會是一種崇尚法治、實踐民主社會議事的活動。因此開會須有規則、程序,才能開得有效率、有成果,並避免落入「會而不議、議而不決、決而不行、行而不堅、不了了之。」的迷途。國父  孫中山先生曾在民國6年(西元1917年)擬定了一本『民權初步』,教人如何開會。他在自序中即說:「夫議事之學,西人童而習之,至中學程度,則已成為第二之天性矣。」、「然中國人受集會之厲禁,數百年於茲,合群之天性殆失;是以集會之原則,集會之條理,集會之習慣,集會之經驗,皆闕然無有。一盤散沙之民眾,忽而登彼於民國主人之位,宜乎其手足無措,不知所以!所謂集會,則烏合而已!」。想必 孫中山先生在開會事項上應也吃盡了苦頭,而其在西方生活有年,當有感於議事規則之重要,所以他才在革命工作之餘,花費了大量力氣翻譯『羅伯特議事規則【這是一套西方社會通行的會議操作程序】』,並根據自身的體會加以修訂補充,成書後命名為『民權初步』。而他自己評論說這本著作的重要性不亞於『三民主義』。故在『民權初步』一書中,他從「臨時集會之組織法」、「永久社會之成立法」、「議事之秩序及數額」到「動議」的提出、討論、表決、擱置、延期、付委的方法和原則乃至「修正」議案的方法…等等,詳詳細細地寫了二十章,最後還煞費苦心地附了一個『章程規則』的樣本,以便國民需要時仿效。因之,『民權初步』又名『會議通則』於1917年4月由上海中華書局出版。

        其次,議事規則的意義,在於能使參會者就會議方式達成一致,能在權利制衡的共同框架下討論和決議。所有的成員都必需遵守議事規則,在規則面前都是平等的主體,既要努力運用好各自的發言權、知情權和投票權,設法使自己的意見佔上風;又要當自己的意見不被多數接受時不濫用個人的權利而危害整體的利益。會議主持人雖是規則的執行者,負責按程序來運轉會議,但同樣要受到會議規則的約束,不能憑個人意志對議事過程施加不當的影響。會議的結果不可能讓每個人稱心如意,但會議的過程也不要製造一些衝突,主席可以大大方方讓大家暢所欲言,就事論事充分表示意見,再用較有效率的議事技巧(註一)來輕鬆一下繃緊的討論情緒,讓會議在笑談中畫下完美的句點。

        參較於吾人演講中,聽講者常常發問之問題?在此僅僅列舉以下三例說明(問題種類繁多,請讀者參閱各書局所編輯有關公寓大廈書籍):            

試問1:召開區分所有權人會議之要件及會議通知方式有無規定?

擬答:
1、區分所有權人會議區分為定期會議及臨時會議兩種。「定期會議每年召開一次。臨時會議具備有下述要件之一時,得隨時召開之:一、發生重大事故有及時處理之必要,經管理負責人或管理委員會請求者。二、經區分所有權人五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上,以書面載明召集之目的及理由請求召集者。」公寓大廈管理條例第二十五條之規定。至開會通知之分送,依第三十條之規定,「區分所有權人會議,應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容,通知各區分所有權人。但有急迫情事須召開臨時會者,得以公告為之;公告期間不得少於二日。」
2、會議之召開無不仰賴開會通知單所載議程的真實性、可信賴性,期使會議依循議程順常運作開會。倘若開會通知單所載議程虛偽不實,不僅「欺騙」有權利參與會議之人陷於資訊錯誤,及是否參與開會之判斷,更在於其文書不正確性之欺騙後果可能會危及社會秩序的平穩。
3、另未依法定程序就系爭股東會之召集為合法之通知,復未於開會通知書內載明召集事由,致股東行使股東權利受有影響,難謂非屬重大,更難謂於決議無影響。(最高法院94年度台上字第962號裁判意旨參照)

試問2:可以將臨時動議排在提案討論之前嗎?

擬答:這是不合邏輯的思考,沒有提案,怎會有動議呢!這是對提案與動議的定義搞不清楚的人,才會有這樣的奇想。還有人將提案與動議混在一起討論,那真是異想天開的怪論。

試問3:在確認本次會議議程時,可以加入新的提案嗎?

擬答:
1、不可以。
2、在確認議程時,以提案方式提出問題是曝露自己的無知,提案一定要在會議前提出,在會議中提出的問題,不論是書面或是口頭,一律視為臨時動議。

        吾依據公寓大廈管理條例第一條第2項所明示本條例未規定者,適用其他法令之規定。在輔導各公寓大廈區分所有權人會議召開會議形態時,皆援引公司法之股東會模式(理由如下)開會。蓋鑑於公司法之股東會行之有年,其開會議事程序相當完備。而會議所延伸糾紛爭執部分,司法實務見解早已提供作為解決方法之道。例如有管理委員會缺額達三分之一時,管理委員會應於三十日內召開臨時區分所有權人會議補選之。或社區規約突襲性修改章程不合法…等等。皆可援引公司法之股東會部分來解決相關問題。因此,吾建議社區規約有「本社區規約未規定者,適用其他法令之規定」部分應更改為列舉式「本社區規約未規定者,適用民法、刑法、公司法…等其他法令之規定」。因住在社區之住戶來自四面八方百樣人,社區規約即有適用公司法規定部分,蓋即可免除住戶不避要之法令適用糾紛疑慮。

        而且關於公司股東會之召開與決議,在法律上有其一定之程序,凡形式上已依法定程序召集並決議,而其程序上有瑕疵者,屬得撤銷之問題,惟如形式上未依法定程序召集並決議,其決議應認無效而不存在,則非屬得撤銷之問題,此有最高法院28年上字第1911號判例(參照內政部93.2.2台內營字第0930081861號函有關函為區分所有權人會議召集人及未經召集人召集所為之區分所有權人會議之決議乙案)及82年度台上字第2826號判決要旨可參。區分所有權人會議就其性質而言,與公司法之股東會、民法之社團總會具有相似性,故有關決議瑕疵之問題,自應依上開說明為基礎,據以判斷其決議係屬無效或得撤銷。按公寓大廈管理委員會為人之組織體,區分所有權人會議為其最高意思機關,其區分所有權人會議之召集程序或決議方法,違反法令或章程時,依公寓大廈管理條例第1條第2項規定,固應適用民法第56條第1項撤銷總會決議之規定,由區分所有權人請求法院撤銷區分所有權人會議之決議。惟區分所有權人會議如係由無召集權人所召集而召開,既非公寓大廈管理委員會合法成立之意思機關,自不能為有效之決議,且在形式上亦屬不備成立要件之會議,其所為之決議當然自始完全無決議之效力。於此情形,即屬依法提起確認該會議決議不存在之訴以資救濟之範疇,而非在上列撤銷會議決議之列(最高法院92年度台上字第2517號、94年度台上字第1256號裁判意旨參照)。另按股東會決議之瑕疵,與法律行為之瑕疵相近,有不成立、無效、得撤銷等態樣。所謂決議不成立,係指自決議之成立過程觀之,顯然違反法令,在法律上不能認為有股東會召開或有決議成立之情形而言。因必須先有符合成立要件之股東會決議存在,始有探究股東會決議是否有無效或得撤銷事由之必要,故股東會決議不成立應為股東會決議瑕疵之獨立類型。而無召集權人召集之股東會所為之決議當然無效,固經最高法院著有28年上字第1911號判例可參,然查無召集權人召集之股東會所為之決議所以為當然無效,係因股東會應由有召集權人召集,其由無召集權人召集之股東會,既非合法成立之股份有限公司之意思機關,自不能為有效之決議,亦即如此所為之股東會決議實不成立,此與公司法第191條規定股東會決議之內容違反法令或章程者無效,迥然有異(最高法院70年度台上字第2235號判決意旨參照)。

        所以會議記錄要求忠於事實,不能夾雜記錄者的任何個人情感,更不允許有意增刪發言內容。因此會議紀錄的確認不可馬虎,會議紀錄必須經主席與紀錄者簽署方為有效。但人也有失蹄的時候,疏失在所難免,因打字的疏失而記載錯誤就必須更正,其會議記載有增刪或變更者,應於增刪或變更處簽名(或蓋章)以視負責,並於文書上方逐行載明增刪字數,加以簽認。而刪除處應留存字跡,俾得辨認。倘若有人為的因素,故意竄改紀錄,致生會議文書記載之不正確性,就必須自己負起偽造文書的刑事責任。

        至於會議記錄的方式:開會前,主席應妥善安排記錄人員,會議中應養成全程錄音的習慣,錄音只是在協助會議紀錄更完整,但無法將錄音帶當做會議紀錄使用。而會議紀錄方式,吾列舉下列三種類型提供讀者參考:
一、議事錄:討論過程中每一位發言者的發言內容都要詳實記錄,因此須由專業人員擔任,一般社團無此能力負擔此專業人員的酬勞,所以社團記錄或企業體內部會議都不做此種方式記錄,唯有議事機關如立法院、各級議會、各鄉鎮市市民代表會等須做議事錄。
二、速紀錄:討論過程中每一位發言者的發言內容做扼要的記載。
三、決議錄:討論過程不記載,只記錄決議的內容,如社團的會議紀錄。

        總之,「會而不議、議而不決、決而不行、行而不堅、不了了之」是眾所周知的會議通病;如果開會的老毛病都還未解決,還談什麼會議效率?豈不是痴人說夢話,不切實際。事實上,卻也不盡然,善於會議者,如果能像名醫看病,把對脈,看對症,下對藥,一定可以藥到病除。所以會議通病,不是病,是無知與生活習性所造成的。只有熟悉議事技巧,才能提昇會議品質、提高會議效率,免於會議決議違法之虞。

 

註一:議事技巧請參下列議事書籍

1、桃園縣龜山鄉住戶管理促進會編輯議事開會技巧。
2、崔媽媽基金會編輯基本議事規範。
3、各書局所編輯有關羅伯特議事規則書籍。
4、 內政部制定會議規範(中華民國54年7月20日內民字第178628號公布施行)。
5、各書局所編輯有關國父孫中山先生民權初步書籍。

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作者簡介
作者:蔡茂祥
學歷:世新大學法律研究所碩士畢業
現職:龍華科技大學講師
證照:
公平交易法研習班第30期結業(30049)
政府採購法研習訓練班第30期結業(9130158)
經歷:
龍華科技大學校務委員(104.105)
龍華科技大學校友會理事(3.4.5)秘書長(6)監事(7)
桃園縣龜山鄉住戶管理促進會理事(4.5.7)資訊組長(6.8)
美麗森林公寓大廈管理委員會主任委員(93.94) 監察委員(95)
四季水花園公寓大廈管理委員會主任委員(96)
新北市公寓大廈管理委員會交流協會講師

 

 

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