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 台灣法律網 > 法律知識庫 > 作者專欄(一) > 馮興吾檢察長

我們這樣抓公證品質管制(下)

文 / 馮興吾
【台灣法律網】


  四、加強公證質量的檢查,落實各項監督措施

  1、在公證質量檢查的方法上,建立個人自查、互查、工序交接檢查、抽查的四查制度

  (1)自查。承辦公證員在每一份公證卷宗歸檔前,應結合整理卷宗進行公證質量自查。
  (2)互查。各承辦公證員每三個月互查一次卷宗,(安排在每年的三月、六月、九月、十二月)。互查案件的數量不少於該承辦公證員季度辦證的總量的一半。今年的“非典”防範期間,案件少,我們處又再次及時組織了2002年度、2003年1-3月全部案件的互查。
  (3)工序交接檢查。全處人員各司其職,共同監督,在受理、審查、詢問、調查、文書製作、出證、送達、歸檔等各個工序嚴格檢查,確保質量。第一工序的公證人員均應對下一工序負責,對上一工序發生的差錯應進行記錄;負責更正的公證人員應將差錯內容逐一查清並作記錄;差錯記錄應向主任或分管公證質量的副主任彙報,定期向全體公證人員公佈。
  (4)一年度兩次的公證質量抽查。每年的一月和七月我們處,組織專門人員對公證卷宗進行抽查,並對抽查的卷宗的公證質量進行評分,經處務會議審議通過上報市司法局。

  2、在公證質量抽查的標準上,依照司法部、省司法廳、公證處內部的三級檢查體系

  (1)司法部:《公證質量檢查標準》
  (2)省司法廳:按《安徽省公證條例》、《安徽省司法廳關於反對公證行業不正當競爭行為的若干規定(試行)》、《質量檢查的百分記分表》
  (3)市公證處:2001年初,我們處經過處務會議討論修訂通過了新的系統的《規章制度》,包括《宣城市公證處公證員崗位職責》、《宣城市公證處主任崗位職責》、《宣城市公證處內勤崗位職責》、《檔案管理人員崗位職責》、《宣城市公證處學習制度》、《宣城市公證處業務管理制度》、《案件質量控制規程》、《宣城市公證處檔案管理辦法》、《宣城市公證處公章、印鑒管理辦法》等20余項規章制度。

  3、在公證質量檢查重點上,實行區別對待制,重點檢查以下案件

  (1)繼承、贈與公證;
  (2)涉外及涉港澳臺公證;
  (3)招投標、有獎活動公證;
  (4)批量、大宗公證;批量、大宗公證由於面廣、收費少、審核煩,承辦人員不該接受的條件可能接受了,該審查的可能沒審查,該取證的可能沒取證,該歸檔的可能沒歸檔。因此,越是批量、大宗公證我們處檢查越嚴。

  4、在公證質量檢查結果上,實行過錯責任追究制

  (1)過錯責任的認定
  A、公證書認定的基本事實和基本證據失實或不清、不完整;
  B、公證管轄程式不當;
  C、公證書不真實、不合法;
  D、錯誤地作出不予受理、不予公證、撤銷公證書、拒絕撤銷公證書的決定;
  E、公證文書列印差錯,列印、翻譯、校對、蓋章、裝訂有差錯;
  F、公證卷宗滅失;
  H、當事人提供的證件、材料原件等滅失;
  J、其他應當追究的過錯。
  (2)過錯責任劃分的標準
  A、經審批出證的,承辦公證員對公證書證明的事實負責,審批人員對適用法律負責;
  B、經處務會議討論審批出證的,由公證處主任負責;
  C、公證卷宗滅失,歸檔前由承辦公證員負責,歸檔後由檔案管理人員負責;
  D、其他錯誤的,由承辦公證員和各工序責任人員共同負責。
  (3)過錯責任的追究

  因過錯責任造成當事人損失的,當事人可要求賠償。過錯責任追究的原則,是根據過錯性質、主客觀原因、危害程度和後果及責任人員的認識採取區別對待的原則。責任人應承擔相應的民事責任、行政責任情節嚴重的,交由司法機關追究刑事責任。我處每年《崗位目標責任制》也都明確規定懲罰措施,如公證員辦錯、假證,應依照《安徽省公證條例》、《公證程式規則》的規定處理,並取消該公證員提取獎金的資格,公證處的年度獎金指標扣減一半。

  實踐中,我處對公證質量的檢查的目的定位在提高公證處的公證質量水準上。作為公證處內部互查,檢查在無錯、假證的前提下,對承辦公證員辦證瑕疵補正後可不作追究,一旦確定了相應的處理方案後,就決不容許再發生。

  五、加強公證品質管制的建議

  1、強化改制後的公證品質管制

  公證質量出現錯假證的重要根源不外素質、利益兩個方面。素質不高出現錯假是必然的,同時,片面追求經濟利益也必然會出現錯假證。因此,必須強化改制後的公證品質管制,認真研究改制後出現的新情況、新問題,主動與有關部門協調,把對改制公證處的鼓勵政策落到實處,如就公證處的稅費負擔問題同稅務、物價等有關部門協調,使公證處的稅費負擔合理化,切實解決落後地區公證人員的養老、醫療保險,落實公證員的最低生活保障,做到“不為五斗米折腰”;進一步同當地法院和有關行政部門加強溝通,把公證質量、效力進一步落到實處。

  2、建立省級公證員培訓基地

  安徽省公證員協會應在省司法廳的支持下,結合司法行政教學資源,把安徽省警官職業技術學院作為全省公證員培訓基地。從授課教師、課程安排到組織培訓應有詳盡的規定,要體現培訓工作的嚴肅性和規範性,最大限度保證學習效果。同時,與外國公證人協會建立友好協會關係,定期組織公證員到國外考察、學習、交流。

  3、建設公證管理局域網

  建立公證管理局域網,實現公證處與公證處、公證處與各級公證管理機關的公證資料的及時傳輸、抵押物的查詢、公證業務資訊的及時處理、虛假證明材料的快速通報、法規資料庫的資源分享,公證檔案的統一管理、查詢等;實現公證處內部各個環節的電腦自動化管理、公證書的自動生成、公證書自動報警系統等;建立相關論壇,讓承辦公證員在實際工作中遇到的問題能夠及時地與各地的公證人員進行業務交流。

  4、制定公證品質管制規範

  公證管理部門要從對公證處和公證員的微觀管理,從對公證業務個案的指導,轉變為管好公證的大政方針,維護公證行業的良好形象和崇高的社會信譽。省級司法行政機關要與時俱進,制定反映時代特徵、符合現實要求的《公證品質管制辦法》;編寫《常用國內民事公證詞範本》、《常用涉外及涉港澳臺民事、經濟公證詞範本》;對翻譯涉外公證文書的翻譯公司進行登記備案。

  5、建設公證過程中嚴密的環節銜接的品質管制體系

  質量是企業的生命,也是公證處的生命。公證處要在社會主義市場經濟的大潮中站穩腳跟,擴大公證服務份額,唯一可以依靠的就是加強公證的效力和服務的質量。公證處要努力改變傳統的管理模式,變注意個人自律而忽視健全制度的地位為強化公證服務過程中的申請、受理、審批、出證等嚴密的環節銜接和嚴格的質量監督,實現公證質量業績的持續改進。持續改進的最終目的是提高公證處的有效性和效率,包括從確定、分析現狀、建立目標、尋找解決辦法、實施解決辦法、測量實施結果直至監督等一系列不斷迴圈。持續改進的關鍵,在於公證的各個環節如齒輪一樣精密嚙合,通過分工負責,全處公證人員共同參與,保障完善。

  6、設立公證質量救濟制度

  公證質量過錯追究責任制,賠償責任制的建立,確實維護了當事人的合法權益,但對公證質量本身卻沒有救濟手段。現實中,除了交納收費總額的3%公證賠償基金外,沒有更有效的手段。

  司法行政部門看到了錯、假證就大肆渲染,認為發現了典型,諸不知,人民法院二審改判的案件、審判監督程式發回重審的案件相對於原審應該說都是錯案,但社會的反響卻小得多。司法行政是否也能建立這樣一種救濟制度,以達到公證質量的自我完善,自我發展的境地。

  7、建立學習型公證處

  創建學習型公證處是時代發展對公證工作的必然要求。要在公證處牢固樹立“人人學習,終生學習”的現代理念,使學習成為公證處人員的基本生存方式,成為一項新的管理模式。

  (1)要把讀書作為創建學習型公證處的重要基礎和前提
  創建學習型公證處,必然大量涉獵各個門類的知識,兼收並蓄,這樣在研究進才能有雄厚的基礎。同時,我們現在處在一個資訊化、網路化的時代堙A網路的發展對我們的學習提出了新要求、新手段,我們不僅要讀書,還要注重網路學習。
  (2)要把課題性研究作為最基本的學習方式
  要圍繞公證處這一組織開展專題研究,把“博”與“專”結合起來,把“工”與“學”結合起來,把“個體研究”與“團隊創新”結合起來。
  (3)要把培養公證人員的系統思考能力作為重要內容
  搞好全體公證人員的學習,除了多讀書、勤學習外,更重要的是獨立思考,系統思考能力的養成。通過持久的學習和鍛煉,努力使全體公證人員成為有豐富思想、獨到見解的人,成為對公證事業有較大貢獻的人。
  (4)要把建立動力強大的激勵機制作為根本保障
  要將學習與公證實績考核結合起來,與獎懲辦法結合起來,形成一套科學合理、細緻完善、操作性強的激勵機制,不斷激發全體公證人員創建學習型公證處主動性、創造性。

  8、有限的確定公證案件的拒辦

  公證事業的發展和公證服務領域的擴大,公證事項越來越多,涉及面越來越廣,影響越來越大。但對於新出現的事項,如果不深入調查、核實,不嚴格程式辦證,不僅起不到預防糾紛的作用,反而會給經濟詐騙活動披上合法的外衣,以致造成重大損失和惡劣影響。因此,對下列公證事項應當拒辦:

  (1)回報率高、履約期長的種植、養殖合同。如2002年一男子稱要在宣城市開發蘆薈市場,申辦公證,承辦公證員審查後,要其提供擔保後再出證,事隔幾個月後,報紙就報導了蘆薈開發的騙局。
  (2)影響面廣、責任重大的集資、承包事項。如有的村未經鄉、鎮人民政府批准,擅自將山林承包給集體經濟組織以外的人。
  (3)沒有法律依據,也不符合民事法律精神的公證。如一個體戶聲稱要做“明明白白的商人”,將一筆保證金存入公證處,保證商品在成本價出售。

  (3)投入大,收益少要求給回扣的事項。

(全文完)

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作者簡介
馮興吾,男,漢族,1964年12年出生,安徽省宣城人,先後畢業于安徽警官職業學院、安徽大學、華東政法學院,2002年5月安徽大學研究生院經濟管理專業研究生課程班結業,現任安徽省宣城市公證處主任。
1986年從事司法業務、1990年從事律師業務工作、1993年從事公證業務工作,長期擔任金融機構的常年法律顧問,在中央、省部級等刊物上發表論文數十篇,其中《保證合同中保證責任探析》入選《世紀之交·中國金融改革論文集》、《談最高額抵押的法律適用》入選《中國行長(經理)研究文選(1998年版)》、《銀行債權執行難的原因及對策》入選《中國行長(經理)研究文選(1999年版)》、《談撤銷權在銀行業務中的運用》入選《中國行長(經理)研究文選(2000年版)》、《船舶抵押借款合同之法律研究》入選《中國行長(經理)研究文選(2001年版)》、《個人購房的問題及對策》入選《中國行長(經理)研究文選(2002年版)》、《論貨款合同不履行的原因及對策》入選《中國管理科學文庫》、《改制企業的債務承擔》入選《中國社會科學文選》、《論企業改制中銀行債權保全》在十三省(市、區)法學會經濟法學術研討會上被評為二等獎,其業績1999年被載入《中華魂·中國百業領導英才大典》。
安徽省宣城市公證處
電話:0563-3021349
郵編:242000
電子信箱:notary1964 @ hotmaol. com

 

 

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